電子采購與傳統(tǒng)采購區(qū)別
電子采購是由采購方發(fā)起的一種采購行為，是一種不見面的網(wǎng)上交易，如網(wǎng)上招標、網(wǎng)上競標、網(wǎng)上談判等。人們把企業(yè)之間在網(wǎng)絡(luò)上進行的這種招標、競價、談判等活動定義為B 2 B 電子商務，事實上，這也只是電子采購的一個組成部分。
電子采購比一般的電子商務和一般性的采購在本質(zhì)上有了更多的概念延伸，它不僅僅完成采購行為，而且利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對采購全程的各個環(huán)節(jié)進行管理，有效地整合了企業(yè)的資源，幫助供求雙方降低了成本，提高了企業(yè)的核心競爭力。可以說，企業(yè)采購電子化是企業(yè)運營信息化不可或缺的重要組成部分。電子采購使企業(yè)不再采用人工辦法購買和銷售它們的產(chǎn)品，在這一全新的商業(yè)模式下，隨著買主和賣主通過電子網(wǎng)絡(luò)而聯(lián)結(jié)，商業(yè)交易開始變得具有無縫性，其自身的優(yōu)勢是十分顯著的。
傳統(tǒng)采購模式下，企業(yè)采購流程非常復雜，包括采購申請，信息查詢發(fā)布，招標投標評標，治談簽約結(jié)算，物流配送交割、協(xié)調(diào)相關(guān)部門等在內(nèi)環(huán)節(jié)全部手工操作，浪費了極大時間成本和人力成本，過程效率低下。采購部門的管理人員需要處理大量的事務工作，無法在戰(zhàn)略的高度上擔任起所負責項目的損益分析、評估和決策，也不可能實行前瞻性的采購管理、建立供應商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系、重新審視采購模型、供應商合理化運作等等。
電子采購與傳統(tǒng)采購區(qū)別最大的就是效率。
傳統(tǒng)采購的三大弊端：
1、物料采購與物料管理為一體。目前決大多數(shù)企業(yè)行使采購管理的職能部門為供應部(科)，也有企業(yè)將銷售職能與采購職能并在一起，稱為供銷科。在這種模式下，其管理流程是:
需求部門提出采購要求指定采購計劃/定單。詢價/處理報價一>下發(fā)運通知一>檢驗入庫一>通知財務付款。
上述是一個完整的采購業(yè)務流程，在實際操作中有些流程如詢價/報價在很多企業(yè)中不是每次都進行的，該流程主要缺點是:物料管理、采購管理、供應商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機制;同時在這種模式下，供應部(科)擔負著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應，必然會加大采購量，尤其是在原料漲價時，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應付帳款。
2、業(yè)務信息共享程度弱。由于大部分的采購操作和與供應商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息、和供應商信息基本上由每個業(yè)務人員自己掌握，信息沒有共享。
其帶來的影響是：業(yè)務的可追溯性弱，一旦出了間題，難以調(diào)查；同時采購任務的執(zhí)行優(yōu)劣在相當程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務的影響大。
3、采購控制通常是事后控制。其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進行監(jiān)控。雖然我們承認事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個企業(yè)橫跨多個區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。
傳統(tǒng)模式下的采購管理主要存在上述3個問題，通過ERP(Enterprise Resource Planning )系統(tǒng)的實施，如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)中的間題，集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運行為采購管理帶來持續(xù)改進的效果呢?
一、以職責為核心
在傳統(tǒng)的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管理，其層次首先是部門，其然后是部門對應的工作范圍，如我們在企業(yè)組織機構(gòu)圖中能夠找到供應部(科)，之后我們進一步去了解供應部負責的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中，尤其是國外大型ERP系統(tǒng)，每名員工首先是對應各個職責，這些職責既可以是系統(tǒng)預先設(shè)定的，也可以靈活進行定義。
系統(tǒng)將部分工作從采購模塊中全部或部分剝離出來，如提出采購請求、檢驗入庫、通知財務付款、供應商管理這幾個工作等。系統(tǒng)的這種設(shè)計方法是將所要完成的工作分解成相關(guān)的職責，并對應到模塊中，在ERP實施中，最好將屬于一個模塊的職責進行組合成一個工作組或業(yè)務部門，這樣做的益處在于:
企業(yè)將同一類業(yè)務進行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。如某企業(yè)在實施中通過職責分析，發(fā)現(xiàn)同一個采購定單職責由多個業(yè)務部門所擁有，在咨詢顧間的建議下，將其收歸為一個部門，減少了大量采購資金。實行集中管理還減少了許多協(xié)調(diào)工作，因為企業(yè)的跨部門協(xié)調(diào)是一項費時費力的工作，減少了這些工作，無疑極大地提高了辦事效率。
將屬于庫存的職責從原有的職能部門分離出去，有利于加強業(yè)務監(jiān)督，因為從庫存管理角度講，希望存貨的資金占用最少，存貨的數(shù)量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數(shù)量更多一些以保證生產(chǎn)要求，這樣的一對矛盾使得庫存管理部門盡可能的結(jié)合生產(chǎn)消耗來制定相關(guān)的庫存補充計劃，包括最大一最小計劃、物料調(diào)配計劃等，而采購部門通過對存貨的定期檢查來避免缺貨。經(jīng)過一段時間的運行，其存貨必然會調(diào)整到一個相對合理的水平。物流管理和資金流管理分離，即將通知財務付款職能放到財務部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動的管理思路，避免了對供應商付款中的很多人為因素，同時對盲目采購也起了相當?shù)南拗谱?/span>用，因為付款的權(quán)利不在物流部門。
二、基礎(chǔ)信息高度共享
雖然許多企業(yè)在實施ERP時都將減少日常工作量作為成功標準之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會增加的，尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位。具體到采購管理中，采購員、詢價l報價管理員的工作會增加，因為以往這些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進行記錄，這樣做對采購管理會帶來如下變革：
1、業(yè)務的可追溯性強。ERP系統(tǒng)可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應商發(fā)生的采購業(yè)務，并可以查出該筆業(yè)務進行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購退貨的數(shù)量、發(fā)票數(shù)量等;
2、減少業(yè)務操作中的人為因素對供應商的管理。在采購管理過程中，傳統(tǒng)的供應商管理存在大量人為因素。使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標對供應商的狀態(tài)進行分析，包括供應商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析等，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應的供應商管理策略，如設(shè)定相應的配額和詢價優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務人員的調(diào)動對工作的影響盡可能的減少，新來的業(yè)務人員可以通過系統(tǒng)方便的查詢某一類供應商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應策略進行采購業(yè)務。
三、控制體系完備
事前控制、事中監(jiān)督、事后分析二這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別。
流程有序在ERP系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過采購申請，哪些物料必須首先制定A、的采購計劃等來對采購工作流程進行控制，來細化采購部門的日常管理，加大管理幅度。
審批嚴格雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強調(diào)采購管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要這點非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)，包括接收相應的貨物、進行付款等。如果一個公司采取集中財務模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯；
監(jiān)督有方。在采購業(yè)務處理過程中，監(jiān)督人員(不僅指采購部門領(lǐng)導)若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務處理，直到間題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單;
區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式，ERP系統(tǒng)還可以隨時運行需要的報表，來反映某一時期采購業(yè)務的執(zhí)行情況，包括趨勢分析等，為下一階段工作改善提供及時的信息；
ERP系統(tǒng)實施對采購管理的改善不僅局限于上述3個方面，更重要的是它為業(yè)務人員帶來了一種體驗，讓業(yè)務人員認識到信JA技術(shù)是如何改變和優(yōu)化業(yè)務流程的。隨著經(jīng)濟日益全球化與信息技術(shù)發(fā)展，比價采購作為企業(yè)集團加強成本控制的有效手段，已被眾多大型企業(yè)集團所應用，其中電子比價采購已成為一種重要的電子采購工具。
何為比價采購?
比價采購是采購商發(fā)布采購要求及相應的交易條件，由供應商在規(guī)定的時間內(nèi)競價，采購商根據(jù)信用、價格、成交歷史等因素選擇最終確定供應商。
比價采購擴展了企業(yè)選擇供應商的范圍，提高了供應商的整體水平，通過比價采購使采購方以低成本獲得更好的供應商，還可以降低原有供應幣場的季節(jié)性波動，便于尋找到更穩(wěn)定的供應源組合。
比價采購提高了交易效率。采購方與供應商的談判不受時間和空間的限制，價格是比價采購的主要考慮因素，企業(yè)通過比價采購獲得低廉的資源，新供應商的加入強化了供應商的競爭，競爭使采購方獲得更大收益。比價采購節(jié)約了采供各方協(xié)商談判時間，提高了采購決策速度，降低采購管理費用，減小存貨水平，縮短采購時間，加快了現(xiàn)金流動。與傳統(tǒng)過程相比，管理費用大幅下降。中國建材在線研究發(fā)現(xiàn)，比價采購通常能節(jié)約5%-20%的采購成本和25%-35%的管理成本。據(jù)中昌工程咨詢公司相關(guān)負責人介紹，自使用中國建材在線的比價采購平臺少實施物資采購以來，因其通過在線公開競價替代傳統(tǒng)的談判過程，從而大幅度的降低了采購成本，平均降低費用支出在1500以上。
比價采購增強了采購方對供應商的控制力。采購方由于有些項目采購金額小，采購周期短，在與供應商的談判中常常處于劣勢地位，不得不接受供應商的高價。但隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和比價采購的出現(xiàn)，采購方可以將有共同采購需求的小采購項目組合采購實現(xiàn)規(guī)模性集中采購。因為比價采購只要采購金額足夠大，產(chǎn)生的利潤足以吸引眾多的供應商投標競爭，就可能以優(yōu)惠的采購價格達成交易合約。
增加了采購的透明度，有效地保證了競爭的公平、公正、公開。由于在互聯(lián)網(wǎng)上實施采購行為，購買貨物的各種標準、競價規(guī)則，以及供應商提供的價格都公開顯示，而且，整個過程受到各方的關(guān)注與監(jiān)督，因此，詢私舞弊的機會大大減少。而在傳統(tǒng)采購中，所有的事情都是由人親自處理，主觀性的東西將會影響購買決策的制定，不公平、不公正的事情時有發(fā)生。
比價采購這種交易模式對原有的供應商關(guān)系管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。比價采購降低了采購方對供應商的依賴，讓更多的供應商參與投標，一方面擴大供應商的選擇范疇，另一方面降低供應商討價還價余地，使采購方處于主導地位。采購方利用比價采購建立新的供應鏈，整合供應商關(guān)系。采購方在參與競標的供應商中選擇更具競爭優(yōu)勢的供應商，實現(xiàn)動態(tài)供應商管理，提高其整體水平。
比價采購平臺使企業(yè)采購決策依據(jù)的信息更加豐富，采購過程更加公平，采購信息交流與傳遞更快，采購管理監(jiān)控更加有效，采購工作強度減輕了，工作人員的敏率提高了，采購價格降低了，費用減少了，與供應商的聯(lián)系更加方便了。實踐證明，網(wǎng)上比價采購對傳統(tǒng)采購模式，降低成本，提高工作效率、管理水平和競爭力都有十分顯著的成效。
電子商務采購較傳統(tǒng)采購的優(yōu)越性
（1）降低采購成本，減少采購環(huán)節(jié)，提高采購效率
電子商務面對的是全球市場，可以突破傳統(tǒng)采購模式的局限，貨比多家，在比質(zhì)量、比價格的基礎(chǔ)上找到滿意的供應商，大幅度地降低采購成本；采購人員利用INTERNET網(wǎng)絡(luò)平臺進行供應商選擇、產(chǎn)品詢價、定貨等活動，可以大大降低采購費用。通過網(wǎng)站信息的共享，可以實現(xiàn)無紙化辦公，大大提高采購效率。
（2）探購信息準確、全面，方便領(lǐng)導人決策
利用INTERNET網(wǎng)絡(luò)平臺的物資采購模式，都必然有全面的數(shù)據(jù)庫作為支持。企業(yè)領(lǐng)導人可以方便地了解每一種產(chǎn)品的價格、數(shù)量、庫存情況，定單的執(zhí)行情況，資金的使用情況以及供應商情況等各種信息，針對采購過程中出現(xiàn)的問題，快速反應。計算機強大的分析、統(tǒng)計能力也大大降低了采購人員的工作強度，提高了采購效率。
（3）探購過程公開、公平，公正、提高采購的透明度
通過將采購信息和采購流程在網(wǎng)絡(luò)公開，避免交易雙方有關(guān)人員的私下接觸，基于電子商務的采購平臺，由計算機根據(jù)設(shè)定的采購流程自動進行價格、交貨期、服務等信息的確定，完成供應商的選擇工作。整個采購活動都公開于網(wǎng)絡(luò)之上，方便群眾的監(jiān)督，避免采購中的黑洞，使采購更透明、更規(guī)范。
（4）可以實現(xiàn)采購業(yè)務程序的標準化
電子商務采購是在對業(yè)務流程進行優(yōu)化的基礎(chǔ)上進行的，在此之前，企業(yè)必然要對傳統(tǒng)的采購流程進行重組，以最大化的發(fā)揮基于電子商務的采購過程中各個環(huán)節(jié)的作用。這樣，按照設(shè)定好的標準化軟件流程進行，則可以規(guī)范采購行為，規(guī)范采購環(huán)節(jié)大大減少采購過程的隨意性。
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